В профессиональном росте я для себя решил так: время ограничено, поэтому рост надо планировать с умом.
Как обычно бывает. Услышу от спикера на конференции, как устроена работа с командой в его компании и задумываюсь: «А не почитать ли мне что-то о мотивации». Или увижу рекламу английского и вспоминаю: «А как у меня с английским, что надо подтянуть». Так меня и мотает из стороны в сторону, берусь за одно, потом бросаю, хватаюсь за другое. С таким подходом легко дойти до того, что к 30 годам вроде кучу всего знаешь, а ничего не делаешь.
В этой статье я хочу рассказать о том, как выбираю навыки для роста.
Что такое «твёрдые» и «мягкие» навыки
Представьте Васю, специалиста по двигателям внутреннего сгорания. В детстве он помогал отцу в автомастерской, а потом с красным дипломом выучился на инженера-механика. Он жил в городе на Волге и работать устроился там же, в одну российскую автомобильную компанию. Используя метафору «Осьминожки навыков», Васю как специалиста можно представить так:
Васе нравилось заниматься двигателями. Он читал профессиональную литературу, участвовал в конференциях, экспериментировал с новыми моделями двигателей. Его заметили в большой немецкой автомобильной компании и позвали к себе работать. Там он стал ещё круче как специалист, продвинулся по службе, но так и остался технарём, На руководящие должности он не шёл, потому что не умел общаться с людьми. Учиться общаться он не хотел, предпочитал тратить время на новые опыты с двигателями. Его осьминожка стала такой:
Но однажды, все почему-то пересели на машины с электродвигателями, и большая немецкая автомобильная компания закрылась. Васин «двигательный» навык оказался никому не нужен, а другие он не прокачал:
Почему так произошло. В профессиональном росте различают «мягкие» и «твёрдые» навыки. «Мягкие» — общеспециальные навыки, переговоры, эмоциональный интеллект, продажи. «Твёрдые» — профессиональные навыки, физика двигателей внутреннего сгорания, знание поисковых алгоритмов.
Обычно под «мягкими» понимают навыки, которые помогают лучше обустроиться в коллективе, найти общий язык, договориться, мотивировать. В бизнесе «мягкие» навыки помогают развиваться руководителям и топ-менеджерам. Если бы Вася вырос из специалиста в управленца, возможно, смог бы перестроиться во время «кризиса двигателей внутреннего сгорания».
Что я понимаю под «мягкими» навыками
Я для себя немного развил тему с «мягкими» и «твёрдыми» навыками. «Мягкими» я называю те, которые не потеряют актуальности и через десять, и через сто лет.
Допустим, сейчас круто уметь быстро печатать на клавиатуре или программировать на Яваскрипте. Но кому нужны будут эти навыки, когда текст можно будет отлично надиктовать, а компьютеры станут квантовыми? А умение договариваться, делегировать и мотивировать будет востребовано и во время квантовых компьютеров.
В моём понимании, навыки, которые не потеряют актуальности через 100 лет, могут быть и узкими профессиональными:
Никому не надо через год
Актуально и через сто лет
В бизнесе — выучить новый подход к управлению проектами
Уметь мотивировать коллег
В производстве — освоить новую технологию литья деталей
Научиться выстраивать техпроцессы, чтобы ускорить производство
В дизайне — рисовать интерфейсы в стиле нового айфона
Понимать принципы, по которым человек взаимодействует с любыми интерфейсами
Конечно, это не значит, что надо забить на «твёрдые» навыки. Им стоит учиться, если они нужны для работы прямо сейчас. Разделение на «твёрдые» и «мягкие» навыки помогает мне выбирать, что прокачивать. Я представляю себе, сколько времени и сил надо потратить на этот навык и что будет, если я его не разовью.
Я стараюсь инвестировать время и деньги в те навыки, которые помогут оставаться конкурентоспособным через 10 лет. Получается примерно 80% «мягких» и 20% «твёрдых». Например, только что я уехал на неделю в лес, где подтягивал английский. Каким бы бизнесом я не занимался, на международном рынке английским мне всегда поможет. Ещё за последние пару лет я делал акцент на переговоры, выступления, мотивацию и подбор сотрудников.
Это работает и в воспитании детей. У меня сын сейчас ходит в школу. Когда он её закончит, я хочу, чтобы он знал английский и был в хорошей физической форме. Мне кажется в дальнейшем это понадобятся ему больше тех знаний, которые дает школа по биологии и химии.
Что делать после прочтения статьи
Я не хочу, чтобы это была ещё одна статья на тему «Как же важно развивать „мягкие“ навыки», которые все прочтут, покивают и забудут. Предлагаю прямо сейчас подумать, какой «мягкий» навык развить в ближайшие три месяца.
Чтобы было легче сообразить — вот ссылки на курсы и книги, без рекламы и СМС. Присылайте мне дельные курсы и книги, я буду дополнять список.
Впервые о важности эмоционального интеллекта я услышал в выступлениях Грефа. Я прочитал книги, которые он посоветовал, но ничего не понял. Я обратился за помощью к Виктории Шиманской и расспросил её, что надо знать об эмоциональном интеллекте, с каких упражнений начать, чтобы решить, стоит ли заниматься эмоциональным интеллектом дальше.
Виктория Шиманская — доктор психологии, автор проекта «Фактор будущего», преподаёт в МГИМО, РАНХиГС, Международной Бизнес-Школе МТПП и Московском институте психоанализа.
Для чего нужно разобраться в эмоциональном интеллекте
Разобраться в своём призвании. По статистике 60% людей эмоциональный интеллект помогает стать более успешными в своей профессии. Это связано с тем, что развитый эмоциональный интеллект тренирует быть честным с собой. А честному с собой человеку не надо тратить полжизни, чтобы понять, чего он хочет, в чём его страсть.
Стать хорошим управленцем. Настроение лидера влияет на продуктивность компании. Если ради эксперимента посадить друг против друга двух незнакомых людей, через какое-то время у них выровняется сердечный ритм и настроение. Они не будут общаться, но всё равно настроятся на одну волну. С руководителем то же самое. Это человек, за которым всё время наблюдают, от него ждут внимания и поощрений. Если раздражён руководитель, сотрудники тоже раздражены. Если руководитель воодушевлён, сотрудники тоже воодушевлены.
Не поддаваться стрессу. Мы живём в состоянии постоянной неопределённости. Например, сначала все говорили о волшебном продвижении в Телеграме, а теперь его заблокировали. Как на это отреагируют предприниматели: один подумает: «Вот, только настроил канал, а тут! Не буду больше этим заниматься!», а другой: «Ну не Телеграм, так Тамтам». Чтобы научиться принимать верные решения в таких ситуациях, надо гибко реагировать на обстоятельства. В этом помогает развитый эмоциональный интеллект.
Что такое эмоциональный интеллект
Эмоциональный интеллект — это система навыков, с помощью которых мы понимаем эмоции и чувства: свои и других людей. То, как мы воспринимаем слова и события, какое значение им придаем и как реагируем, зависит от уровня эмоционального интеллекта. Человек с развитым эмоциональным интеллектом наиболее верно воспринимает реальность и максимально адекватно и эффективно с ней взаимодействует.
Эмоциональный интеллект позволяет сделать эмоции ресурсом для достижения цели. Эмоции — это сигнал организма «Что-то произойдёт». Эмоции не бывают хорошими или плохими, они все нейтральные и все что-то значат. Как красный сигнал светофора: он не хороший и не плохой, нейтральный. Можно остановиться и ждать, и это спасёт жизнь, а можно перейти дорогу, но если что-то случится — красный свет не виноват. Даже просто уметь правильно прочесть эмоции — верный путь в понимании ситуации. Следующий шаг — научиться управлять эмоциями.
Зона влияния человека
Считается, что человек управляет своими словами, эмоциями и действиями: что будет говорить жене, как относится к лихачам на дороге. А тем, что делают другие люди и какой будет погода, человек управлять не может. На самом деле, граница зыбкая и зависит от того, на чём сфокусировано внимание человека.
Внимание наружу круга
Внимание внутрь круга
1. Принимать близко к сердцу то, чем не можешь управлять: погода — плохая, начальник — козёл
1. Направить энергию на саморазвитие — научиться управлять собой, профессионально вырасти, стать лидером
2. Круг сужается
2. Круг расширяется
3. В любой неприятной ситуации захлёстывают эмоции и вырываются не те слова
3. Мотивировать и вдохновлять других людей, влиять на историю, даже управлять погодой: не нравится зимняя слякоть — отправиться на пару месяцев в тёплую страну
Нельзя улучшить то, что нельзя измерить. Например, у человека сильна осознанность и мотивация, но что-то всё равно тормозит. Чтобы понять причину, надо измерить свои навыки. Возможно, для рывка вперёд ему достаточно нескольких упражнений для самооценки.
В отличие от IQ, эмоциональный интеллект — совокупность оценок осознанности, мотивации, самооценки и адаптивности:
Осознанность позволяет четко осознавать свои мысли, чувства и поведение.
Самооценка развивает принятие, ассертивность, позитивное восприятие мира и решительность.
Мотивация развивает открытость новому, целеполагание, переживание неудач, стремление к самоактуализации и детерминации.
Адаптивность включает в себя эмпатию, стрессоустойчивость, принятие решений и коммуникабельность.
IQ и эмоциональный интеллект складываются в модель профиля личности
Можно представить, что вместе с IQ они образуют пирамиду — модель профиля личности. Эмоциональный интеллект — основание пирамиды, айкью — её высота, а объём показывает возможность влиять на свою жизнь, жизнь других людей и на мир в целом.
Развивать что-то одно не имеет смысла:
Преподаватель вуза — человек с высоким айкью, но маленьким эмоциональным интеллектом. Он не может влиять на мир.
Бандит в малиновом пиджаке — эмоциональный интеллект развит, а айкью нет. Он так и остался в 90-х.
Человек, у которого развита только самооценка производит отличное впечатление на первой встрече, но к третьей уже понимаешь, что он пустышка.
Предприниматель с отличной мотивацией — ни дня без подвига, всё время куда-то бежит, а потом выгорает или оказывается, что бежал не туда.
Прокачивать. Для начала хватит нескольких простых упражнений. Потом уже можно составить целый комплекс, который будет зависеть от личного профиля эмоционального интеллекта.
Осознанность.
Упражнение на развитие 5 чувств. Можно сделать в любой момент, но лучше, если окажетесь на улице:
Закройте уши и сконцентрируйтесь на окружающей обстановке, постарайтесь увидеть все-все детали окружающего пейзажа. Заметьте как постепенно картинка становится «ярче», вы начинаете замечать детали, на которые раньше не обращали внимание.
Закройте глаза и сконцентрируйтесь на звуках. Заметьте, что ваш слух словно расширяется, охватывая все больше пространства, обратите внимание на пение птиц, нюансы природных и механических звуков.
Закройте глаза и уши и ощутите своё тело, ощущение ветра, возможно, травы, если вы готовы разуться.
Одного раза в неделю достаточно, чтобы научиться распознавать голосовые интонации собеседников и нюансы мимики. Это поможет более точно определять посылы собеседников и собственную реакцию на события и переживания.
Адаптивность.
Подойдёт тренировка по карточкам эмоций. Попробуйте специально изображать гнев, радость, грусть, интерес. Это простой способ отшлифовать эмоциональное выражение и повысить эффективность переговоров.
Самооценка.
Для начала стоит освоить позу силы — ровная спина, руки вверх, голова высоко поднята. Эта поза запускает выработку дофамина, который способствует лучшему запоминанию. Минута тренировки перед переговорами позволит чувствовать себя намного увереннее.
Мотивация.
Попробуйте упражнение 10 ключей:
Выпишите 10 дел, которыми вам нравится заниматься.
Переформулируйте их так, чтобы остались только глаголы. Например, встречаться с друзьями — разговаривать, поболтать, делиться, узнавать, праздновать. Найдите именно тот глагол, который лучше передаст смысл.
В течение месяца проживайте каждый день под девизом одного из глаголов. Например, для глагола «дегустировать» отправьтесь в ресторан или винный бутик, устройте вечеринку дома или сделайте это концепцией для презентации товаров в вашей компании.
Эти глаголы — сущность вашего роста, то, что вы даёте миру. Прожив месяц по этим глаголам, вы поймёте, как их использовать, чтобы добиваться цели.
Какие опасности у развития эмоционального интеллекта
Важно понимать, что эмоциональный интеллект — всего лишь инструмент. Как палка у первобытного человека: можно землю копать, огонь разводить, от зверей отбиваться, а можно и убивать. Важно правильно пользоваться этим инструментом. Некоторые начинают уходить далеко наружу или внутрь:
Сместиться наружу — перепутать с эмпатией
Сместиться внутрь — манипулировать
Человек не задал себе вопросы, не понял, что хочет сам, и начинает слушать только других
Человек увидел, что может добиваться успеха с помощью эмоционального интеллекта, управлять людьми. Но опять же не задал вопросов, для чего это надо
Как эмоциональный интеллект связан с бизнесом
На самом деле, для человека с сильным эмоциональным интеллектом нет границы между личной жизнью и бизнесом. Это счастливый человек, который занимается тем, что ему нравится, общается с кем хочет, добивается успеха. Разница между работой и жизнью стирается.
Что читателю сделать прямо сейчас
Любую проблему можно решить с помощью эмоционального интеллекта. Начиная от «давно не разбирал рабочий стол» до «до сих пор не запустил бизнес». Предлагаю читателю взять ручку с бумагой и написать чего он действительно хочет прямо сейчас: может, попросить прощения у родителей или написать первую главу книги.
Прямо сейчас возьмите и напишите, чего вы хотите на самом деле.
Чек лист для достижения цели
Этап 1. Я чувствую
Честно определить какие эмоции вызывает эта цель, записать на бумаге.
Этап 2. Я хочу
Пять раз спросить себя «Ок, и что дальше?»
Пример с загородным домом:
— Я получу загородный дом, ок, что это мне даёт?
— Ну буду три раза в год уезжать в другую климатическую зону, ок, что дальше?
В результате окажется, что хочется не «оазис», который помог бы вырваться из городской беготни, а работы с другими задачами.
Этап 3. Что знаю
Честно записать, какими знаниями, умениями, контактами, компетенциями обладаете, а чего нет, но для цели понадобятся. Если выяснилось, что хочется работать в международной компании, то надо поднять уровень английского. Это начало конкретного плана действий.
Этап 4. Я умею
Составить план. Первый шаг надо выполнить в ближайшие 24 часа.
Этап 5. Я могу
Переформулировать первоначальную задачу в конкретную SMART-цель. Записать и произнести так, чтобы все вокруг могли сказать «Верю!»
Этап 6. Я делаю
Начать вычёркивать пункты из плана в ближайшие 24 часа.
Я читаю около 50 книг в год. Вот как выглядит моя папка прочитанных книг:
Книги — это структурированные знания какого-то чувака, которые почему-то продаются в 50 раз дешевле, чем его лекции и мастер-классы. Книги всегда доступны и круто помогают в бизнесе. Просели продажи — открывай папку «Продажи», прочитай 5 книг и найди решение. Строишь новую компанию — открывай папку «Стратегия», прочитай 3 книги и поставь задачи. Надо выступить перед аудиторией — открывай папку «Презентации» и вперёд.
Но в книгах о бизнесе есть две проблемы:
Советы разнятся. Непонятно, что сработает у меня.
Таблетки для любой ситуации в них нет.
На этот случай у меня есть любимая фраза: «В любой непонятной ситуации включай голову».
Но если головы не хватает, есть и другое решение. Как ни странно, для обоих проблем сразу. Это решение — читать книги не о бизнесе. Это исторические, нон-фикшен или даже художественные.
Вот как это работает:
Понятно, какой совет выбрать. У меня есть правило: если в разных источниках я встречаю одну и ту же мысль, значит, в ней что-то есть. Самое крутое — если источники не связаны друг с другом. Если одно и то же говорится в книгах о бизнесе — это одно. Если та же мысль есть в книгах, фильмах, лекциях, рассказах друзей — она фундаментальная, а значит, скорее всего, сработает везде. Вы не поверите, как часто можно встретить перекликающиеся мысли.
Встречается таблетка для любой ситуации. Если нет точного решения, надо руководствоваться общечеловеческими принципами. Как раз о таких принципах и пишут в книгах не о бизнесе. Это советы, проверенные веками.
Я составил обзор нескольких книг: почему они мне понравились и как помогли. Конспекты специально не публикую, каждый может найти в этих книгах что-то новое именно для себя. Читайте!
Целеустремлённая церковь
О чём книга. Пастор организует церковную общину. За 15 лет его поместная церковь становится самой быстрорастущей баптистской церковью в истории США. В среднем каждую неделю её посещают 10 тысяч человек. Мужик знает, о чем пишет 🙂
В чем помогла. Как ни странно, можно заменить слово «церковь» на «компания» и получить отличные советы и примеры о том, как строить бизнес. Смотрите на примеры глав:
О чём книга. Книга дрессировщицы животных о том, как обучать кого угодно: человека или животное, старого или молодого, самого себя или других — и чему угодно. Как добиться, чтобы кот спрыгнул с кухонного стола, а бабушка перестала ворчать. Как управлять поведением домашних животных, детей, начальства и друзей. Как улучшить свои достижения в теннисе, гольфе, математике или развить память.
В чем помогла. Человека можно дрессировать так же, как и животное. Можно приучить себя делать зарядку, а работников — больше зарабатывать. Надо только внимательно читать, изучать подробные примеры с изменением поведения и выписываешь себе задачи.
После прочтения, я понял, почему у меня не работал ежедневный чеклист или не получалось избавиться от вредных привычек. Надо было не просто что-то делать, но и установить вознаграждения: ожидаемые и неожидаемые. Вот висит чеклист, и жена видит, что всё выполняется. Подойдёт неожиданно, обнимет и говорит: «А ты молодец». Сразу хочется держать планку.
Ещё я понял, что внедрять больше одной привычки зараз нельзя. В книги описывался пример с гольфом. Сначала надо оттачивать дальность удара, а потом уже точность. Если пытаться делать это одновременно — ещё долго не будет получаться хорошо играть.
О чём книга. Насим Талеб рассказывает, что спокойная жизнь вредит, а из хаоса можно извлечь выгоду. Рано или поздно с человеком или компанией случится беда, и эта беда сделает человека или компанию сильнее. Каждый провал увеличивает антихрупкость.
В чем помогла. Система никогда не растёт без внешнего кризиса: применимо к компаниям, людям, странам и т. д. Надо не бояться проверять гипотезы, главное — держать в голове риски, чтобы не убило. Мелкие ошибки — успех любого бизнеса, чем раньше они случатся, тем быстрее бизнес научится новому и будет двигаться вперёд.
Если выбирать между «делать» или «не делать», я выберу «делать», с оговоркой, что это меня не убьёт. Когда я начинал первое дело, я ушёл с работы и жил в общаге. Я не видел ни одного предпринимателя, который бы умер с голоду, поэтому не боялся действовать. Мне приятно, что друзья последовали моему примеру и начали запускать свои проекты.
О чём книга.История американца, глубоко ушедшего в буддизм. Какое-то время он жил и учился в монастыре. А потом отправился в мир, на канонах буддизма построить компанию. Компания оказалась настолько успешной, что потом её купил Уоррен Баффет.
В чем помогла. Книга читается долго и сложно, но в ней на примерах и через призму буддизма разбираются 46 типичных проблем в бизнесе. Вот некоторые из них:
Финансы компании не стабильны, доходы всё время скачут.
Вы обнаруживаете, что не в состоянии получать удовольствие ни от денег, ни от вещей, которые достаются вам с таким трудом.
Снова и снова, когда вы с кем-то сближаетесь, тот вдруг разворачивается на 180 градусов и наносит вам удар в спину.
В книге мне понравилась идея об эффекте наблюдателя: как только ты начинаешь мониторить какой-то показатель — неважно какой — он сразу начинает выправляться. На глобальном уровне — если всё время что-то делать в бизнесе, уделять ему внимание, он не пропадёт. Будет только то, во что веришь.
О чём книга. Молодой парень в серьезной аварии сломал позвоночник. В книге он рассказывает, как боролся с параличом и снова начал жить. В конце каждой главы — выводы и контрольные вопросы, которые важно не просто прочитать, но и сделать.
В чем помогла. Самая спорная книга, не зашла никому из знакомых, видимо, не время. Главная мысль — не бытие определяет сознание, а сознание определяет бытие. В книге рассказывается как стать радостнее и спокойнее, разобраться с блоками в голове, научиться прощать, оставить обиды и страдания в прошлом, жить более творческой и эффективной жизнью.
Одна из главных мыслей для меня — надо мечтать с запасом и понимать, как устроено и работает твоё сознание. Это тот самый случай, когда ты об одних и тех же вещах слышишь из независимых источников, и они работают!
Я использую джедайскую технику с августа 2015 года. Время идет, а техника работает: ничего не забываю, завершаю больше 45 задач в день, говорю «нет» чужим задачам, планирую отдых.
Статья посвящается тем, кто при внедрении техники пустого инбокса столкнулся с трудностями. Текст полезен падаванам, новичкам читать основы джедайской техники пустого инбокса.
Человек – существо ленивое
Человек идет по пути наименьшего сопротивления, поэтому многое, что работает у других, не работает у меня. Для внедрения джедайской техники мне пришлось настроить ее под себя. В статье собраны ответы на вопросы, которые задают падаваны в процессе внедрения техники.
Ответы на вопросы начинающих джедаев
1. Список задач растет страшными темпами, понимаю, что не до всех задачек дойдут руки. Что делать?
Разгребаем список в два действия: использовать «Чтобычтотор» → уволить задачи.
Умение увольнять задачи – ключевой принцип доведение дел до конца. Отказаться от задачи = сделать задачу. Если перед вами огромный список задач – увольняйте их. Вы осознано себе говорите — я не будут делать эту задачу, и я не вижу по ней следующий шаг, она не соответствует мои целям и желаниям. Используйте упражнение «Упростить себе жизнь»
2. Что делать, если от коллег и клиентов поступает много непредвиденных задач и на запланированные задачи не хватает времени и сил?
Придерживайтесь следующего алгоритма: записать задачу в список «сегодня» -> снизить бонус к ощущению важности -> сделать задачу, если считаешь нужным.
– есть время задать себе вопрос: «Что произойдет, если это сделать не сегодня?»
– записывая срочную задачу в список задач «на сегодня», можно зацепиться взглядом за более срочную задачу;
– записанную задачу можно увольнять.
3. Как часто нужно отслеживать задачи команды, если мы работаем над одним проектом?
Лучший способ – регулярные «как удары сердца» Standup’ы на 5 минут. Standup – это короткая ежедневная встреча, на которой участники проекта обсуждают прогресс и текущие задачи. Встреча жесткая, структурированная, без воды и соплей. Каждый участник по кругу отвечает на 3 вопроса:
1. Что я сделал вчера: какую задачу из списка задач по проекту закрыл?
2. Какую задачу я буду делать сегодня?
3. С какими проблемами я столкнулся?
Standup работает, если:
– участников не больше 7 человек;
– встречи проходят ежедневно в одно и тоже время;
– встречи проводят стоя, чтобы убрать разговоры не по теме;
– есть предмет, который передается друг другу. Участник с предметом говорит, остальные слушают;
– присутствуют все участники проекта для улучшения коммуникации. Важно, чтобы все участники одинаково понимали проблему. Сложности возникают тогда, когда много людей, и каждый проблему понимает по-своему. Участники обмениваются кусочками информации и мнением, и любую проблему становится решить проще.
4. Что делать с задачами, которые переносишь 3-5 раз и их жалко «завершать» (удалять).
Читайте ответ на вопрос №1.
5. Что делать, если включаешь «помидор» на 15-20 минут, а через 5 минут ловишь себя на мысли, что уже занимаешься другим делом?
Сделать 6 шагов:
– удалить из закладок ссылки на соц. сети;
– убрать телефон на расстояние вытянутой руки;
– чистить инбоксы каждый день;
– сделать так, чтобы отвлекаться было неудобно;
– прокачать лучик внимания, он скачет с объекта на объект – это предусмотрено природой, так устроен человек. Если заметили, что отвлеклись – это уже хорошо;
— пользоваться техникой помидора правильно и чаще.
6. Как мне следить за делегированными задачами?
Придерживаться алгоритма: поставил задачу исполнителю → добавил задачу в справочную информацию «список должников» → создал регулярную задачу «проверить список должников».
При отправке письма по эл. почте, добавь в скрытую копию адрес своего todo-менеджера. Адресат получит письмо, а ты получишь задачу с темой письма в коробочку «входящие».
7. Список задач «на сегодня» постоянно растет. За день я не успеваю сделать все, и, планируя следующий день, понимаю, что оставшиеся задачи нужно оставить в коробочке «сегодня». Коробочка «сегодня» разрастается задачами непрерывно. Я неправильно раскладываю по коробкам?
Что нужно делать:
– помнить, что список растет, потому что мы добавляем туда задач больше, чем делаем;
– уменьшить суету вокруг. Чем больше суеты вокруг, тем меньше мы можем планировать;
– панировать работу на 1-2 часа и проводить 4-5 ежедневных обзоров в день;
– формулировать задачи правильно. Чем «умнее» задача, тем сложнее ее выполнение;
– держать в коробочке на «сегодня» 5-6 задач, сделали задачи, еще раз распланируйте день.
8. В конце недели остаются задачи из коробочки «на неделе», и смотреть задачи в коробке «позже» не хочется, потому что остались невыполненные задачи. Что делать?
Сделать три простых шага:
1. Отрыть чек-лист задачи «провести ежедневный обзор»;
2. Добавить в чек-лист пункт: «перенести все задачи из коробочки «на неделе» в коробочку «позже»;
3. Поставить этот пункт в начало чек-листа.
При планировании задач на «неделю» обезьянке придется читать все задачи из коробочки «позже».
Еще вопросы
Если у вас остались вопросы по настройке джедайской техники под себя, задавайте их в комментариях или на форуме «Много сделал».
P.S. Я обязательно напишу о внедрении джедайского кружка внутри компании, но это уже другая история.
Я часто ловил себя на мысли — «Ааа, как же всё успеть? Еще нужно сделать … (большой перечень задач)». Неприятно, что эти мысли у меня возникали как в течение рабочей недели, так и на выходных. На работе мысли мешают сконцентрироваться на главном, на отдыхе не получатся «выключить мозг» и сложно соблюдать баланс между личной жизнью и работой.
Я искал подходящее для меня решение по принципу «Военные летчики, правильный подход, мутация и отбор». Читал книги по тайм менеджменту, проходил тренинги, внедрял техники ТМ — ничего не получалось использовать на постоянной основе. Я знал «Что делать?» и «Как делать?» и даже «Делал», но не понимал «Зачем?» и «Почему именно так?».
Ответы на вопросы я нашел в «Джедайской технике пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. Метод идеально подходит командам проектов и всем, кому не хватает 8 часов рабочего времени и 24 часов в сутках. Эквивалент освоения этой техники — это эффекты: больше свободного времени и сила «чистого» мозга.
Далее описание техники, полезные ссылки, нюансы. Осторожно, много-много букв!
Сначала теория — это важно.
Показания к применению джедайской техники
Очень мало людей могут выполнить простое упражнение. Например, сказав: «Я отвечу тебе в среду» и ответить в среду. Если вы собираетесь что-то внедрять в компанию, улучшать процессы, то уметь доводить дела до конца — нужно и важно. Без этого никак.
Тезисы:
— 90% процентов всех задач на 90% «сделаны» и остаются в этом состоянии вечно. Почувствуйте разницу между делать и сделать.
— часто мы умудряемся максимизировать свои затраты таким образом, чтобы на выходе получить ничего.
Признаки беспокойного мозга:
Вы на работе и у вас в голове идет тяжелый мыслительный процесс, но приходит письмо, смс и обязательно возникает желание отреагировать. Результат — много недоделанных дел в конце рабочего дня: забыл, отвлекся и т. д.
Вы решаете рабочую задачу и неожиданно возникает мысль «Купить домой молока?». Мозг сразу ищет возможные варианты, что сделать для покупки молока. Результат — «убитый» рабочий настрой.
Во время собрания возникает важный вопрос, на который сложно сразу дать ответ. Сотрудник просит сформулировать задачу в письме и отправить на почту. Приходит письмо, сотрудник открывает и понимает, что в двух словах не объяснить. Результат — новая встреча или собрание.
Вы гуляете с семьей и думаете о работе. Приходите на работу и думаете о назначенной встрече, которая будет через 2 часа. Зачем браться за работу, если до встречи осталось 2 часа, все равно ничего не успею. Результат — на встрече вы думаете о прогулке с семьей.
Вы ложитесь ночью спать и вам приходит в голову важная мысль. Вы пытаетесь уснуть, но мысль вас не покидает. Результат — уставший, не выспавшийся человек рано утром.
Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации
Тезисы:
сознание: рабочее пространство, где мы думаем;
подсознание: вообще не понятно как устроено;
драйв: наше желание работать;
задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать». Если выполняем задачу, то повышаем драйв. Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв;
головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты;
незавершенное дело живет в голове и мешает думать. Если дело доводим до конца, мозг забывает о нем навсегда;
принятие решений — любая вещь, о которой думает мозг;
прирост эффективности достигается не за счет экономии времени, а за счет экономии решения;
мозг эффективно работает только над одной задачей;
когда мозг думает, он тратит «энергию мозга». Мозг устает думать через 40 минут — заканчивается энергия;
много думать плохо. Если вам нужно что-то придумать, нужно думать мало;
«вещи не на своем месте» заставляют мозг думать, принимать решения вне нашего желания и тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, неоплаченные счета, окна приложений и т. д. Мозг любит порядок.
Если у вас в конце рабочего дня мозг не устал, то используйте техники ТМ. Но если в конце рабочего дня мозг не работает, джедайская техника пустого инбокса — для вас.
Мозг в течение рабочего дня думает максимум 2-3 часа. И может сохранять внимание максимум 30 минут — квант внимания. Состояние «потока» — когда квант внимания растягивается на 5-6 часов.
Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и т. д.
Если вы думаете, что ваш самый драгоценный ресурс — это время, то вы ошибаетесь. Самый драгоценный ресурс — энергия. Можно уметь правильно распоряжаться временем и при этом чувствовать себя усталым, измотанным и физически, и морально, неспособным сосредоточиться и уделить должное внимание тем, кто в нем нуждается.
Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса
Три цели:
освободить мозг;
отделить «думать» от «делать». Думаем только в момент принятия решения, потом делаем и не думаем в этот момент;
разложить все по местам.
Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?
«входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга на столе, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку), кассовый чек в кошельке, зудящие мысли — всё это инбоксы;
задача — это минимальная сущность системы;
мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны;
любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут;
хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать и отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?»;
если на решение задачи нужно меньше 2-х минут, делаем ее прямо сейчас;
если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Потупить 15 минут над задачей …».
Алгоритм разбора инбокса.
Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).
ВАЖНО! Вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.
Что такое хороший список задач и как он выглядит?
Основные ошибки при составлении списка задач:
Мозгу приходится каждый раз восстанавливать список действий в каждой задаче и тратить «энергию мозга».
Нам нужны такие задачи, которые мы выполним, выключив половину мозга на восстановление.
Плохие списки задач.
Список узелков на память или проблем.
Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».
Если мы видим задачу «Прочитать Капитал Маркса», скорее всего она зависнет навсегда. Если мы сформулируем задачу «Прочитать первую главу Капитал Маркса», то выполнить ее гораздо проще. А дальше поставим следующую задачу: «Прочитать вторую главу».
Список задач с высокой концентрацией прокрастиногенов.
Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?»
Понятен ли вам, как выглядит результат выполнения этой задачи?
Способны ли вы выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом?
Если назначена дата исполнения, то продиктована ли она настоящей необходимостью?
Когда мы делегируем кому-то задачу, то нам нужно получить от конкретного человека конкретный результат. Поэтому задачи, по которым вы ждете результата, лучше формулировать так: <Имя Человека>: Напомнить про <что надо сделать и прислать мне?>
Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.
Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям
Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать в половину мозга.
Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.
Мотиватор: «Зачем нам это нужно?» Логическое.
Видение результата: «Что мы получим в итоге?» Творческое.
Мозговой штурм. Логическое.
Организация. Творческое.
Следующий шаг. Логическое.
Ежедневный и периодический обзор
Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.
Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.
Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач».
Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.
Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра, еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задаст себе три вопроса:
Нужно убиваться и доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет то: …
Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах)
С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?
Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани.»
Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и добавляем в «на неделе».
Приоритезация задач
В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: надо сделать / не надо сделать. Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.
Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более просты задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывать у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной, задаче когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.
Типы прокрастинизации и способы ее лечения
Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.
Типы прокрастинации:
не могу вспомнить об этом в нужный момент;
это делать противно;
мне страшно;
сейчас не до этого;
я не понимаю, как это делать;
лично мне не нужно;
подсознание уберегает меня от вмешательства.
Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:
Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл/не передумал)?
Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм. Сделай хорошо — пусть даже никогда:)
Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом.
А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать „максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом“. Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон шиловжопин, побуждающий нас начать действовать.
Для формулирования первоочередного шага используем технику естественного планирования.
Техники для работы и личной жизни
При попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое. Частное следствие этого закона — срыв потока, когда при большом числе супер-срочных задач и панике число сделанных задач устремляется к нулю.
Забить гвоздь — это когда вы работаете и вас просят что-то сделать, а вы не можете сразу понять первоочередное физическое действие и отвечаете: «Ага, все понял, чуть позже сделаю». В этот момент вбивается гвоздь, а в нежелательный момент времени этот гвоздь обязательно вылезет.
Техника вечернего гвоздодера — в конце рабочего дня вспоминаем все гвозди, присваиваем им имена и отправляем в «инбокс».
Мыслемухобойка — когда мы раскладываем мысли по местам. Каждая мысль, находящаяся не на своем месте, или не принятое решение — это гвоздь, забитый в мозг.
Результаты внедрения
В одном из выступлений Дорофеева увидел занимательные цифры.
Отвечаем себе на вопрос «Зачем мне личная система планирования?».
Видим результат.
Проводим мозговой штурм. Вытаскиваем из мозга все гвозди, делаем генеральную уборку и ищем всё, что не на своем месте. Затем определяем для себя, что у нас входящее.
Обрабатываем входящее. Все вещи превращаются в то, что нужно сделать, либо внести в мыслисхемку или выбросить.
Выбрать время для ежедневного планирования. Самое важное — стабильно посвящать время планированию.
Зона влияния человека
IQ и эмоциональный интеллект складываются в модель профиля личности
