Ноябрь 05, 2016

Точки регулировки джедайской техники личной эффективности

Я использую джедайскую технику с августа 2015 года. Время идет, а техника работает: ничего не забываю, завершаю больше 45 задач в день, говорю «нет» чужим задачам, планирую отдых.

Статья посвящается тем, кто при внедрении техники пустого инбокса столкнулся с трудностями. Текст полезен падаванам, новичкам читать основы джедайской техники пустого инбокса.

Человек – существо ленивое

Человек идет по пути наименьшего сопротивления,  поэтому многое, что работает у других, не работает у меня. Для внедрения джедайской техники мне пришлось настроить ее под себя. В статье собраны ответы на вопросы, которые задают падаваны в процессе внедрения техники.

Ответы на вопросы начинающих джедаев

1. Список задач растет страшными темпами, понимаю, что не до всех задачек дойдут руки. Что делать?

Разгребаем список в два действия: использовать «Чтобычтотор» → уволить задачи.

Глобальный чтобычтотор – метод помогает отделить мух от котлет и выпилить из списка задачи, которые ни к какой цели не приведут. Прочитайте статью «Как разобраться с завалом дел (продвинутые техники)»

Умение увольнять задачи – ключевой принцип доведение дел до конца. Отказаться от задачи = сделать задачу. Если перед вами огромный список задач – увольняйте их. Вы осознано себе говорите — я не будут делать эту задачу, и я не вижу по ней следующий шаг, она не соответствует мои целям и желаниям. Используйте упражнение «Упростить себе жизнь»

2. Что делать, если от коллег и клиентов поступает много непредвиденных задач и на запланированные задачи не хватает времени и сил?

Придерживайтесь следующего алгоритма: записать задачу в список «сегодня» -> снизить бонус к ощущению важности -> сделать задачу, если считаешь нужным.

Посмотрите кусочек видео о бонусе к ощущению важности (3 минуты).

Записываем задачи по трем причинам:

– есть время задать себе вопрос: «Что произойдет, если это сделать не сегодня?»

– записывая срочную задачу в список задач «на сегодня», можно зацепиться взглядом за более срочную задачу;

– записанную задачу можно увольнять.

3. Как часто нужно отслеживать задачи команды, если мы работаем над одним проектом?

Лучший способ – регулярные «как удары сердца» Standup’ы на 5 минут. Standup – это короткая ежедневная встреча, на которой участники проекта обсуждают прогресс и текущие задачи. Встреча жесткая, структурированная, без воды и соплей. Каждый участник по кругу отвечает на 3 вопроса:

1. Что я сделал вчера: какую задачу из списка задач по проекту закрыл?

2. Какую задачу я буду делать сегодня?

3. С какими проблемами я столкнулся?

Standup работает, если:

– участников не больше 7 человек;

– встречи проходят ежедневно в одно и тоже время;

– встречи проводят стоя, чтобы убрать разговоры не по теме;

– есть предмет, который передается друг другу. Участник с предметом говорит, остальные слушают;

–  присутствуют все участники проекта для улучшения коммуникации. Важно, чтобы все участники одинаково понимали проблему. Сложности возникают тогда, когда много людей, и каждый проблему понимает по-своему. Участники обмениваются кусочками информации и мнением, и любую проблему становится решить проще.

Читайте больше Standup’ах по ссылке.

4. Что делать с задачами, которые переносишь 3-5 раз и их жалко «завершать» (удалять).

Читайте ответ на вопрос №1.

5. Что делать, если включаешь «помидор» на 15-20 минут, а через 5 минут ловишь себя на мысли, что уже занимаешься другим делом?

Сделать 6 шагов:

– удалить из закладок ссылки на соц. сети;

– убрать телефон на расстояние вытянутой руки;

– чистить инбоксы каждый день;

– сделать так, чтобы отвлекаться было неудобно;

– прокачать лучик внимания, он скачет с объекта на объект – это предусмотрено природой, так устроен человек. Если заметили, что отвлеклись – это уже хорошо;

— пользоваться техникой помидора правильно и чаще.

 

6. Как мне следить за делегированными задачами?

Придерживаться алгоритма: поставил задачу исполнителю → добавил задачу в справочную информацию «список должников» → создал регулярную задачу «проверить список должников».

При отправке письма по эл. почте, добавь в скрытую копию адрес своего todo-менеджера. Адресат получит письмо, а ты получишь задачу с темой письма в коробочку «входящие».

7. Список задач «на сегодня» постоянно растет. За день я не успеваю сделать все, и, планируя следующий день, понимаю, что оставшиеся задачи нужно оставить в коробочке «сегодня». Коробочка «сегодня» разрастается задачами непрерывно. Я неправильно раскладываю по коробкам?

Что нужно делать:

– помнить, что список растет, потому что мы добавляем туда задач больше, чем делаем;

– уменьшить суету вокруг.  Чем больше суеты вокруг, тем меньше мы можем планировать;

– панировать работу на 1-2 часа и проводить 4-5 ежедневных обзоров в день;

– формулировать задачи правильно. Чем «умнее» задача, тем сложнее ее выполнение;

– держать в коробочке на «сегодня» 5-6 задач, сделали задачи, еще раз распланируйте день.

8. В конце недели остаются задачи из коробочки «на неделе», и смотреть задачи в коробке «позже» не хочется, потому что остались невыполненные задачи. Что делать?

Сделать три простых шага:

1. Отрыть чек-лист задачи «провести ежедневный обзор»;

2. Добавить в чек-лист пункт: «перенести все задачи из коробочки «на неделе» в коробочку «позже»;

3. Поставить этот пункт в начало чек-листа.

При планировании задач на «неделю» обезьянке придется читать все задачи из коробочки «позже».

Еще вопросы

Если у вас остались вопросы по настройке джедайской техники под себя, задавайте их в комментариях или на форуме «Много сделал».

P.S. Я обязательно напишу о внедрении джедайского кружка внутри компании, но это уже другая история.